Tugem Blog

Toplantılar iş hayatının vazgeçilmez birer parçalarıdır. Yerinde, zamanında ve hazırlıklı yapılan toplantıların verimi daha iyi olmaktadır. Yapılan toplantıdan herhangi bir sonuç alınmadığı zaman, toplantı oldukça verimsiz geçer. Toplantının bir amacı olmalı ve önemli konular vurgulanmalıdır. ‘’Vakit nakittir’’ mantığından yola çıkılırsa, kaliteli geçen toplantılar zaman daha iyi kullanmak anlamına gelir. Toplantıya katılanlar birbirlerini daha iyi tanıdıkları için, daha olumlu sonuçlar alınabilir. Yüz yüze konuşmak her zaman daha verimli olmaktadır. İyi toplantılar firmalarda birlikteliği sağladığı gibi, şirket kültürünün de kökleşmesini sağlar. Toplantıya katılanların olaylara farklı açılardan yaklaşması ve yeni öneriler sunması, bir beyin fırtınası sağlanmasına neden olmaktadır.

Çözüm odaklı yapılan toplantılar firmanın ve çalışanların gelişimi için oldukça önemlidir. Fakat her yapılan toplantı çözüm odaklı olmayabiliyor. Günümüz dilinde toplantı sendromu rahatsızlığı olarak da nitelendirilen; orta yöneticilerin çalışanları bir araya toplayarak kendilerinin çalışanlara ne kadar iyi olduklarını anlatmaları rahatsızlık vericidir. Bu tarz Show amaçlı yapılan toplantılar, kesinlikle çözüm odaklı değildir. Gerilimli geçen ve iş geliştirme ile hiçbir alakası olmayan toplantılar, çalışanlar tarafından mutsuzluğa neden olmaktadır. İntikam ve ya birilerini rencide etmek için yapılan toplantılar olumsuz sonuçlar doğurur. İntikam almak için yapılan toplantılar; gruplaşma, çekememezlik ve hizipliği beraberinde getirecektir. Bu tarz toplantılarda alınan kararları uygulamak yerine, suçlayıcı yaklaşımlar sergilenmektedir.

Verimli Bir Toplantı İçin Neleri Yapmak Gerekiyor?

• Toplantı zamanı ve konusu önceden tüm ekibe bildirilmelidir. Önceden zamanı ve konusu bildirilmeyen toplantılar hazırlıksız olacakları için, sönük ve verimsiz geçmektedir.
• Toplantı kurallarına herkes uymalıdır; Toplantı konusu ne ise tamamen o konuya odaklanılarak konuşulmalı ve sunum yapılmalıdır. Toplantıya katılanlar kendi sorunlarını ve konuyla alakalı olmayan durumları konuştuklarında amacın dışına çıkılacaktır. Ekip ile alakalı durumlar ve serbest toplantılarda olabilir, ama bunun önceden belirterek amacına uygun yapılmasında fayda vardır.
• Tüm ekip aynı dilden konuşmasını bilmelidir; Bir kelime, kavram ve işle ilgili temel bir durum herkes de aynı çağrışımı yapmalıdır. Toplantı öncesinde toplantı gündemi ile ilgili dağıtılacak notlar da çok faydalı olacaktır. Ortak bir frekans yakalanmadığı zaman toplantı verimsiz geçecektir.
• Yapılacak toplantılar geleceğe yönelik olmalıdır. Geçmişin hatalarından ders almak elbette ki önemli, ders çıkarılacak konular ele alınmalı fakat toplantının büyük bölümü gelecek için planlanmalıdır. Gelecekte iyi sonuçlar almak için fikirler üretilmeli ve planlar yapılmalıdır.
• Çok fazla kalabalık olan ve herkesin konuşabildiği toplantılar genelde verimsiz geçiyor. Uzmanlara göre toplantı katılım sayısı 7 kişiyi geçmemelidir. Sayı ne kadar fazlalaşırsa ikili konuşmalar da o kadar artacaktır. Dikkat dağınıklığına ve aşırı yorgunluğa yol açmamak için bir toplantının süresi 90 dakikayı geçmemelidir. Toplantılar belirli zaman dilimlerinde yapılmalıdır. Mümkünse haftada ve ya 15 günde bir yapılan toplandılar idealdir.
• Kişiler üzerinden değil gündem ve öneriler üzerinden konuşulmalıdır. Bunun dışına çıkıldığında çalışanlar toplantıya korkarak gelecek ve verimleri oldukça düşecektir.
• Verimli çalışan firmalarda toplantılar işin en önemli parçasıdır. Toplantıları angarya olarak gören firmalar genelde plansız hareket ederler.
• Toplantı demokratik kurallara göre yapılmalıdır. Konuşma sırası işyerinde ki çalışanların makamına göre yapıldığında ve fikirler özgürce dile getirilmediğinde, ortaya yeni fikirler çıkmamaktadır.

Kendinizi geliştirmek ve toplantılarda başarılı olmak istiyorsanız NLP eğitimi alarak çeşitli yöntemlerle bunu başarabilirsiniz.